保育園ICTでシフトと報連相を整えるHoic事例

結論：シフト作成の自動化より「報連相の往復削減」が鍵になる

保育園の園務効率化において効果が出やすい着眼点は、シフト表を自動生成することそのものよりも、現場で日々発生する「報告・連絡・相談（報連相）」の往復を減らすことです。

ICTシステム「Hoic」の公開事例として紹介されている認可保育園「W保育園」では、複数園をかかえる体制のなかで、職員のシフト管理や報連相をもっと簡潔に、ミスなく進めたいという目的で導入が行われました。勤怠管理にとどまらず、現場の業務負荷が想定以上に軽くなった点が示されています。

シフト表の作成と職員同士の日常的な情報共有は、別個の業務に見えて密接に連動しています。誰が出勤し、急な欠員や時間変更がどのように共有され、誰が引き継ぎ事項を確認するのかという伝達の流れが整っていなければ、いくら帳票作成を効率化しても確認作業の負担は減りません。本稿ではW保育園の公開事例の要点を整理し、保育現場におけるシフト管理と情報共有の実務ポイントを解説します。

公開事例の要点：W保育園が直面していた構造的な課題

入力の手間以上に重い「伝言と確認のコスト」

保育現場における管理業務の負担は、パソコンやタブレットへの入力作業そのものだけにとどまりません。誰が、いつ、何を確認し、どこへ連絡を返すのかという連絡の動線が曖昧な状態では、同じ内容の確認が複数回繰り返されたり、伝言ゲームのような伝達ロスが生じたりしやすくなります。

特に複数の園を運営している法人組織では、各園の現場と本部、あるいは現場リーダーと園長の間で連絡経路が増加します。経路が増えるほど「あの連絡は伝わっているか」「誰が承認したのか」といった突き合わせ確認の手間が増大し、本来子どもと向き合うべき職員の時間を奪う要因となっていました。

勤怠・シフトと日常の報連相を一体で扱う重要性

シフト管理は単なる出退勤スケジュールの決定ではありません。日々の申し送り、急な交代要請、遅刻や早退の共有といった報連相が常に付随します。出勤状況と連絡事項が分断されたツールで運用されていると、変更のたびに双方の画面や書類を確認しなければならず、確認ミスや伝達漏れの温床となります。

W保育園の事例では、複数園をかかえる状況においてシフト管理と報連相の双方をミスなく進められる体制を目指したことで、勤怠管理にとどまらない現場全体の負担軽減につながった点が示されています。

編集部の示唆：なぜ保育園のシフト・情報共有改革は伝達経路から見直すべきか

ツール導入前に「情報の正本」を確定させる

園務支援システムやAIツールの導入を検討する際、多くの現場が「操作の自動化」に目を向けがちです。しかし、運用の土台となる連絡ルートが整理されていないまま新システムを導入すると、従来の口頭連絡や紙のメモ、各種チャットツールに新しいシステムが加わるだけになり、確認の手間がむしろ増えてしまう場面が見受けられます。

成果を出すためにまず必要なのは、「どの画面に書かれている情報が最新の正本なのか」を一元化することです。欠員が生じた際、連絡帳や申し送りノート、シフト管理画面のどれを基準に判断を下すのかが全職員に共有されていれば、不要な問い合わせや重複確認を減らすことができます。

AIやICTの役割を「整理係」に寄せる設計

保育業務におけるAIやICTの活用では、役割の分担を明確に線引きすることが実務上有効です。システムやAIが得意とする領域は、散在するテキスト情報の要約、共有用メモの整形、次のシフト担当者へ向けた引き継ぎ文の下書き作成といった「情報の整理係」です。

一方で、個別の家庭事情への配慮、保育士同士の相性や経験年数を考慮したシフトの最終確定、労務管理上の妥当性判断などは、現場の状況を把握している人間が責任を持つ領域として残す必要があります。判断そのものをシステムへ委ねるのではなく、判断に必要な情報が過不足なく揃った状態を作るためにICTやAIを活用するという姿勢が、現場への円滑な定着を助けます。

自社で試す手順：シフトと報連相を段階的に整える3つのステップ

現場の混乱を避けながらシフト管理と日常の情報伝達を効率化するための一般的な実務手順を、3つの段階に分けて解説します。

手順1：日常で扱う情報を分類する

最初に、園内で日常的に飛び交っている情報を以下の区分に整理します。

• 勤怠情報：打刻データ、有給休暇の取得状況、残業実績
• シフト情報：基本の勤務シフト、当番表、配置基準の充足状況
• 申し送り事項：園児の健康状態、保護者からの伝達事項、行事の進捗
• 急な変更連絡：突発的な欠員、当日のシフト交代、緊急対応

これらを同じ連絡網や掲示板に混在させず、情報の性質ごとに適切な伝達場所を分ける準備を進めます。

手順2：情報の「正本」と確認責任者を決める

分類した情報ごとに、誰が正本を更新し、誰が確認の責任を持つのかを割り当てます。園長、主任保育士、現場のクラスリーダー、事務担当者のうち、どの役職が承認権限を持ち、最終判断を下すのかを明確化します。

例えば、急なシフト変更が発生した場合、現場同士で口頭合意するだけでなく、シフトシステムの正本を更新する担当者を一本化しておきます。これにより、「連絡したつもり」「更新されたか分からない」という状態を防ぎ、確認漏れを抑えられます。

手順3：AI・ICTによる整形・伝達支援を組み込む

正本と責任者が定まった段階で、ICTツールやAIによる支援を組み込みます。申し送り事項が長文になりがちな現場では、箇条書きへの自動整形や要約を適用し、短時間で要点を把握できるようにします。

また、次のシフト帯に入る職員への引き継ぎ内容をテンプレート化し、入力の手間を減らす工夫も有効です。シフト変更に伴う周囲への定型連絡文をあらかじめ用意しておくことで、伝言を作成する職員の精神的な負担も軽くなります。

運用上の注意：運用の形骸化を防ぐ2つのポイント

通知過多による見落としを防ぐ重要度設計

保育現場では、登園時間帯や給食、午睡明けなど、時間帯によって職員の手が極端に塞がります。このような忙しい時間帯に些細なメッセージ通知が頻繁に届くと、通知そのものが作業の妨げになるだけでなく、埋もれてしまった重要連絡の見落としにつながるリスクがあります。

システムを運用する際は、全員に届く一斉通知を最小限に絞り、即時確認が必要な緊急連絡と、空き時間に確認すればよい共有事項の通知レベルを明確に分ける設計が欠かせません。

複数園展開における「共通ルール」と「個別ルール」の共存

複数の園を運営する法人でよく見られる失敗が、園ごとの細かな実情を無視して最初から全園同一の運用ルールを強制してしまうことです。保育方針や園児の受け入れ体制、建物の構造によって、現場で必要とされる動線や申し送りの方法は微妙に異なります。

全体の勤怠管理や基本的なシフト確定フローといった大枠の基準は本部で一本化しつつ、日々の申し送り方法や細かな交代ルールについては園ごとの例外的な運用を一定程度許容する柔軟性が求められます。共通ルールと園別ルールの境界線を明確にしておくことが、運用の崩壊を防ぐ現実的なアプローチとなります。

参考にした公開事例

• Hoic 導入事例｜認可保育園 W保育園

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